EASYASSET

Une vision claire et détaillée de votre parc d’immobilisations

EasyAsset est un outil simple et efficace pour la gestion du patrimoine de votre entreprise. Notre logiciel est une application Web accessible n’importe où et à tout moment. Avec EasyAsset, vous gérez intuitivement les caractéristiques et détails de chaque immobilisation, durant toute sa durée de vie dans votre entreprise. Vous contrôlez les inventaires nécessaires à leur traçabilité physique, et vous suivez avec exactitude la situation de chaque bien. Vous visualisez clairement la situation de ces immobilisations au sein des filiales, bâtiments, et cellules qui composent votre entreprise.

Fonctionnalités principales

• Application accessible sur n’importe quel navigateur web
• Application mobile adaptée aux smartphones Android / iOS
• Lecteurs mobiles haute performance pour scanner un grand nombre d’actifs
• Solution hybride utilisant codes-barres, QR codes, RFID & NFC etc.
• Service Cloud : aucune dépense d’investissement
• Pour les larges structures, possibilité d’installation en local
• S’adapte à tous types de structures organisationnelles
• Centralisation des inventaires : de la planification à la validation
• Traitement simplifié des anomalies : création automatique d’un sous-inventaire correctif
• Communication en temps réel des lecteurs et smartphones avec les bases de données
• Documentation photographique des immobilisations
• Enregistrement des documents liés à chaque immobilisation (factures, manuels d’utilisation, licences, etc.)
• Contrôle permanent grâce au processus de validation
• Interface REST API pour une communication facile avec les systèmes d’informations et les progiciels de gestion en place

Solution optimale pour toutes tailles et tous secteurs d’activité

En optimisant la disponibilité et l’utilisation des immobilisations et des moyens de production, chacun de nos clients, quelle que soit son activité, réalise mécaniquement des gains de productivité, et crée naturellement de la richesse au sein de son entreprise. Les nombreuses fonctionnalités d’EasyAsset répondent parfaitement aux exigences de gestion de grands organismes, composés de structures plus ou moins complexes et dispersées sur des sites géographiquement éloignés. Ces organisations choisissent EasyAsset pour connaitre la situation de leur patrimoine dans chaque site, évaluer les besoins de renouvellement des biens, et optimiser leurs moyens de production.

EasyAsset s’adapte aussi aux entreprises partenaires qui partagent ou louent entre elles certaines catégories d’actifs (serveurs informatiques, véhicules, fournitures….).
Disponible sur un serveur Cloud via un navigateur web, ne nécessitant aucun investissement matériel préalable, EasyAsset offre également aux plus petites structures une solution avancée pour la gestion de leur patrimoine à un coût minimal.

A l’inverse des logiciels traditionnels, l’application mobile pour EasyAsset est accessible avec un simple téléphone portable. A l’aide d’un appareil Android ou iOS, les clients accèdent à toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion de leur patrimoine. Les lecteurs de codes-barres/tags sont utilisés, par exemple, pour l’identification RFID permettant un enregistrement instantané et performant de milliers de références. C’est la solution idéale pour inventorier un nombre important d’articles le plus rapidement et précisément possible.

Système hybride: RFID & NFC, QR codes et code-barres

EasyAsset utilise plusieurs technologies pour identifier et tracer les actifs de votre entreprise :
Le système RFID (radiofréquences), NFC, les codes-barres, les QR codes ou encore le Bluetooth LowEnergy.
Ces technologies peuvent être combinées. L’identification RFID peut, entre autre, être utilisée pour inventorier les actifs sensibles à forte valeur d’acquisition ou encore pour gagner du temps lors d’inventaires d’un grand nombre d’actifs. Les codes-barres ou QR codes sont souvent utilisés pour inventorier le patrimoine moins sensible de l’entreprise. Autre avantage: EasyAsset est capable d’utiliser et de lire les étiquettes d’identification déjà présentes dans votre entreprise (codes-barres ou QR codes).

Technologie RFID = Un gain de temps précieux

La technologie RFID, innovante, fiable et en pleine expansion, permet une identification automatique à distance des immobilisations. Ils captent et identifient automatiquement tous les actifs situés dans un rayon allant jusqu’à 15 mètres. C’est la solution idéale pour quiconque veut inventorier en quelques secondes un volume important d’immobilisations concentrées dans un seul et même lieu. Dans une bibliothèque par exemple ou un centre de données équipé de ces tags RFID, une seule personne utilisant un lecteur mobile peut inventorier instantanément des centaines de références, sans aucune erreur possible. Imaginez le temps nécessaire pour effectuer cette opération manuellement… Avec la technologie RFID, vous consacrez 90 % de temps en moins pour l’inventaire par rapport aux méthodes traditionnelles (papier ou code-barres).

Planification et réalisation des inventaires

EasyAsset offre tous les outils nécessaires à la planification, la création et la réalisation d’un inventaire réussi. L’inventaire peut être constitué de plusieurs sous-inventaires, chaque sous-inventaire pouvant être affecté à une personne dédiée, pour un lieu déterminé. Cette fonction essentielle du logiciel EasyAsset permet de répartir la charge de travail, et peut même s’intégrer aux missions courantes effectuées par chacun.

En quelques clics, vous pouvez planifier à distance l’inventaire d’un lieu spécifique, et l’attribuer à l’inventoriste de votre choix. Lors de son login dans l’application EasyAsset, l’inventoriste est informé de l’inventaire à réaliser. Il télécharge depuis le serveur les données nécessaires à sa réalisation ce qui lui permet par la suite de travailler en toute autonomie hors connexion. Il se reconnecte ensuite sur le serveur pour transmettre les données relevées. La connexion avec le serveur peut se faire par wifi, GSM, ou à l’aide d’un module de communication.

Processus de validation des inventaires

Les inventaires et les sous-inventaires peuvent être soumis à une validation. EasyAsset simplifie et rationnalise ces processus. Cette validation automatisée s’effectue selon un schéma déterminé par l’utilisateur, avec un simple smartphone ou via une alerte mail générée par EasyAsset. Une fois que l’inventoriste a réalisé son inventaire, les résultats sont envoyés vers un serveur distant où sont consolidées les données. Le responsable d’inventaire a alors la possibilité de générer des inventaires correctifs pour les anomalies détectées (immobilisation non trouvée par exemple).

Une fois l’inventaire complet et validé, les résultats peuvent être transmis automatiquement ou manuellement au système comptable de l’entreprise. Toutes ces données restent accessibles dans EasyAsset durant la totalité du cycle de vie des immobilisations. Le processus de validation peut aussi s’appliquer à d’autres situations comme l’affectation d’un actif à un utilisateur, le changement de localisation d’un actif, la sortie définitive du parc d’immobilisations etc…

Application mobile : la gestion de votre patrimoine à portée de main

Où que vous soyez, EasyAsset vous offre une vision précise de votre parc d’immobilisations.
Cette application mobile, accessible sur Android et iOs, offre toutes les fonctionnalités de gestion et d’inventorisation d´EasyAsset. Avec cette solution, l’identification des immobilisations est réalisée grâce aux technologies QR codes ou NFC, et ne nécessite pas d’investir dans des terminaux mobiles spécifiques. L’utilisation du smartphone simplifie le processus d’inventorisation, facilite la gestion des immobilisations, et apporte aux organisations des résultats plus fiables, quelles que soient leurs tailles et leurs structures.

Amélioration de la performance grâce aux lecteurs mobiles

Nous fournissons une application utilisable sur téléphone mobile pour réaliser les inventaires de petite taille (quelques centaines d’immobilisations). Pour les périmètres plus larges, l’emploi d’un lecteur mobile plus ergonomique, lisant les étiquettes RFID, les codes barre et les QR codes, rend la tâche plus rapide et efficace.

Flexibilité de la structure des données

Les fiches descriptives de chaque immobilisation ont une structure flexible. Les champs affichés dans chaque fiche sont déterminés par l’utilisateur selon ses propres besoins. En paramétrant les informations disponibles à l’écran, il met en avant les caractéristiques spécifiques à un groupe d’immobilisations. Les données importantes ne sont plus perdues dans des zones de texte type « Notes » ou « Commentaires ». EasyAsset rationnalise l’inventaire, et permet de créer des regroupements d’immobilisations grâce à des fiches d’immobilisations secondaires rattachées à une fiche d’immobilisation principale.

L’utilisateur peut aussi rattacher à chaque immobilisation un nombre illimité de pièces jointes. Il accède ainsi à tous les documents relatifs comme photos, factures, manuels d’utilisation, garantie…

La fiche d’immobilisation est un véritable Curriculum Vitae, détaillant la vie d’un actif, de son entrée à sa sortie du parc d’immobilisations. Elle offre un historique clair des transferts, affectations, ou modifications survenus pendant son existence au sein de l’entreprise

EasyAsset permet d’effectuer des recherches en fulltext dans l’ensemble de la base de données, et de filtrer les données d’un parc entier selon un ou plusieurs critères spécifiques.

Définition des rôles et des droits d’utilisateurs

EasyAsset permet un paramétrage des rôles et des droits attribués à chaque utilisateur, selon l’organisation de l’entreprise. De la simple consultation des immobilisations pour un inventoriste, à la création ou la validation d’un inventaire par un contrôleur de gestion, en passant par la modification des caractéristiques d’une immobilisation par un administrateur système. Cette fonctionnalité oriente chaque utilisateur vers les immobilisations qui lui sont affectées et dont il est responsable.

Insertion d’images

L’inventaire est simplifié et donc, plus rapide, lorsque chaque immobilisation est identifiable grâce à une ou plusieurs photos qui lui sont associées. Ainsi, un simple étudiant ou un intérimaire, même peu expérimenté, s’orientera facilement avec un descriptif visuel affiché sur l’écran d’un appareil mobile : smartphone de préférence, tablette ou lecteur mobile. La prise de photo peut renseigner sur l’usure d’une immobilisation à une date précise, ou par exemple sur l’état d’un bien lors de son affectation. Les photos sont enregistrées automatiquement sur la fiche d’immobilisation.

Intégration avec le système d’information d’entreprise

EasyAsset s’intègre au système d’information d’entreprise, mais peut aussi fonctionner indépendamment. L’interface REST API permet la communication et l’interaction rapide entre EasyAsset et le système d’information.