EASYASSET

Inventarizácia majetku jednoducho

EasyAsset je sofistikované riešenie, s ktorým získa vaša organizácia dokonalý prehľad o celom majetku. Obsahuje nástroje pre efektívne vykonávanie činností súvisiacich so správou majetku od prvotného zaevidovania majetku, cez presuny majetku medzi osobami, útvarmi, fyzického premiestňovania majetku v rámci pobočiek, budov, kanceláriami, periodické inventúry majetku až po vyradenie majetku z evidencie.

Kľúčové funkcie riešenia

• Webová aplikácia prístupná cez webový prehliadač
• Aplikácia pre mobilné telefóny Android / iOS pre inventarizáciu a správu majetku
• Mobilné terminály s výkonnými čítačkami kódu pre skenovanie veľkého množstva položiek
• Hybridné riešenie využívajúce čiarové kódy, QR kódy, RFID a NFC
• Cloudová služba bez akýchkoľvek investičných nákladov
• Lokálna inštalácia pre väčších zákazníkov s integráciou do ERP
• Podpora ľubovoľnej mnoho-úrovňovej organizačnej štruktúry
• Plánovanie, správa a vyhodnocovanie inventúr z jedného miesta
• Jednoduché vytváranie opakovaných inventúrnych príkazov pre nenájdené položky
• Komunikácia medzi serverom a mobilnými zariadeniami prostredníctvom internetu
• Podpora obrázkov a tvorba dokumentačných fotiek majetku
• Evidencia a ukladanie dokumentov k majetku
• Podpora schvaľovacieho workflowu
• REST API rozhranie pre jednoduchú integráciu s podnikovým informačným systémom

Riešenie pre každú veľkosť

EasyAsset má vlastnosti, ktoré ho predurčujú hlavne pre použitie vo veľkých organizáciách so zložitou organizačnou štruktúrou a majetkom umiestneným do mnohých geograficky vzdialených pobočiek. EasyAsset je pripravený aj pre majetkovo či organizačne prepojené organizácie, ktoré medzi sebou zdieľajú určité kategórie majetku, či si ho vzájomne zapožičiavajú.

EasyAsset je dostupný ako cloudová služba bez nutnosti nákupu a inštalácie akéhokoľvek software a bez nutnosti použitia špeciálneho hardware. Toto riešenie je vhodné aj pre malé organizácie, ktoré tak môžu získať pokročilé riešenie pre správu bez akejkoľvek vstupnej investície.

EasyAsset, na rozdiel od bežne používaných riešení, dokáže využívať pre mobilnú aplikáciu aj mobilné telefóny s OS Android a iOS. To eliminuje nutnosť investície do špecializovaného hardwaru. Špeciálne čítačky sú využívané hlavne v prípadoch RFID identifikácie alebo pre výkonné skenovanie veľkých objemov položiek. Aplikácia pre mobilný telefón je skvelým riešením ako pre menšie organizácie, tak aj pre rozsiahle organizácie s mnohými vzdialenými pobočkami.

Hybridný systém evidencie majetku: RFID, QR a čiarové kódy, NFC

EasyAsset podporuje identifikáciu majetku pomocou čiarových kódov, QR kódov, RFID tagov a NFC tagov. Tieto identifikačné technológie môžu byť ľubovoľne kombinované, RFID identifikácia môže byť použitá len tam, kde to prináša vysokú pridanú hodnotu a ostatný majetok môže byť označený etiketou s QR či čiarovým kódom. Pokiaľ prechádzate na EasyAsset z iného riešenia, je možné využiť už používané etikety s čiarovým kódom bez zmeny.

RFID technológie: inventúra za desatinu času

Moderné RFID technológie prinášajú možnosť rýchlo automatizovanej identifikácie majetku bez nutnosti priamej viditeľnosti na vzdialenosť jednotiek metrov. Použitie tejto technológie je veľmi výhodné najmä v prípadoch vysokej koncentrácie položiek majetku na malom priestore ako sú serverovne, dátové centrá alebo pre identifikáciu kníh či publikácií. V takýchto prípadoch dokáže táto technológia znížiť čas pre vykonanie inventúry na menej ako desatinu v porovnaní so štandardným spracovaním či pomocou čiarových kódov.

Plánovanie a vykonávanie inventúr

EasyAsset obsahuje nástroje pre ľahké, efektívne plánovanie, vytváranie a vykonávanie inventúr. Inventúra je tvorená jednotlivými inventúrnymi príkazmi  smerovanými do konkrétnej lokality a ku konkrétnemu pracovníkovi. Tento základný rys softvéru EasyAsset, spolu s intuitívnou aplikáciou EasyAsset pre mobilné telefóny, prinášajú možnosť rozložiť časovú záťaž spojenú s vykonávaním inventúry medzi viac ľudí, ktoré môžu túto  úlohu rýchlo zvládnuť v rámci svojich bežných pracovných povinností. Táto výhoda sa najviac prejaví pri organizácií s veľkým množstvom pobočiek rozptýlenými na geograficky veľkom území. I v zložitých a rozsiahlych organizačných štruktúrach s množstvom  pobočiek v rôznych lokalitách je možné vykonať tvorbu plánov a harmonogramov inventúr, veľmi jednoducho, ľahko a efektívne.

Inventúru, napríklad jedného poschodia určitej budovy vo vzdialenej lokalite, je možné naplánovať niekoľkými kliknutiami a prideliť ich konkrétnemu pracovníkovi. Po prihlásení do aplikácie na mobilnom zariadení vidí daný pracovník iba svoje dáta – inventúrne príkazy, ktoré má vykonať. Prístup k internetu, resp. k vzdialenému serveru, je nutný iba pre stiahnutie dát nutných pre vykonanie inventúry. Túto konektivitu možno realizovať cez podnikovú, či verejnú WiFi, GSM alebo prostredníctvom komunikačnej jednotky pripojenej k PC. Po dobu inventúry pracuje už aplikácia s lokálnymi dátami.

Schvaľovacie procesy

U jednotlivých inventúrnych príkazov môže byť vynútené ich schválenie nadriadenou autoritou. Po skončení inventúry sú výsledky odoslané na vzdialený server. Tam dochádza ku konsolidácií dát zo všetkých jednotlivých inventúrnych príkazov, ktoré zodpovedná osoba schvaľuje. Tá má tiež možnosť kliknutím vygenerovať nové opravné inventárne príkazy na nedohľadané, či iné problematické položky. Opravné inventárne príkazy je možno generovať i vykonávať opakovane. Až keď je inventúra kompletná a schválená, sú výsledky k dispozícií pre automatický či manuálny export do účtovného systému. Výsledky inventúry zostávajú rovnako v aplikácií, kde sú viditeľné v rámci životného cyklu každej jednotlivej položky a v rámci náhľadu na dáta konkrétnej inventúry.

Rovnako jednotlivé operácie s majetkom, ako je zaradenie majetku do evidencie, prevod na inú osobu, zmena umiestnenia či vyradenie môžu  podliehať i viacstupňovému schvaľovaciemu procesu. EasyAsset dokáže tieto procesy značne zjednodušiť a zefektívniť. Schvaľovanie sa vykonáva podľa nastavenej schémy elektronicky a ide ich vykonávať i pomocou mobilných telefónov či kliknutím na odkaz v automaticky generovanom mailu.

Aplikácia pre mobilný telefón: správa majetku vo vašich rukách

Riešenie EasyAsset vám poskytne dokonalý prehľad o aktuálnom stave majetku, nech ste kdekoľvek. Aplikácia pre mobilné telefóny s OS Android a iOS (iPhone) disponuje funkcionalitou pre správu majetku a pre realizáciu inventúr. Táto aplikácia eliminuje potrebu použitia špeciálnych jednoúčelových terminálov využiteľných iba pre inventarizáciu majetku. Mobilná aplikácia pre chytré telefóny využíva pre identifikáciu majetku QR kódy alebo NFC tagy. Využitie bežne dostupného mobilného telefónu pre účely inventarizácie a správy majetku značne zjednodušuje a zefektívňuje evidenciu majetku pre organizácie akejkoľvek veľkosti. Všetky transakcie s majetkom a ich potvrdzovanie je možné jednoducho zrealizovať priamo na mieste bez nutnosti tlače a podpisovania protokolov.

Aplikácia pre mobilný terminál

Realizácia inventúr s rádovo stovkami položiek v jednom inventúrnom príkaze je možné efektívne vykonať pomocou mobilného telefónu. Pre väčší objem položiek je vhodnejšie použiť špeciálny hardware: mobilný terminál s výkonným skenerom čiarového /QR kódu a s lepšou ergonómiou. Špeciálny mobilný terminál sa používa rovnako v prípadoch RFID identifikácie majetku.

Flexibilná dátová štruktúra

Karta majetku má flexibilnú štruktúru dát. Je možné si nadefinovať nielen vlastné užívateľské pole na karte majetku, ale rovnako je možné pre každú skupinu majetku nadefinovať štruktúru dát zodpovedajúcu jej charakteru a evidovať len relevantné údaje, ktoré vás zaujímajú. Odpadá nutnosť vkladať potrebné údaje do poznámok, či iných polí, bez možnosti s týmito dátami následne efektívne pracovať. Ku karte majetku sa dajú nadefinovať podriadené karty a vytvárať súbory majetku.

Ku karte majetku sa dá pripojiť ľubovoľný počet dokumentov. Na jednom mieste tak môžete mať uložené všetky užitočné dokumenty vzťahujúce sa k majetku ako sú kópie obstarávacej faktúry, záručný list, manuály, revízne správy, fotografickú dokumentáciu apod.

Na karte majetku je zaznamenaný jeho celý životný cyklus: od zaradenia majetku do evidencie,  prevody majetku, zmeny zodpovedných osôb, zmeny umiestnenia, zapožičanie až po vyradenie majetku z evidencie.

EasyAsset umožňuje fulltextové vyhľadávanie celou databázou, ako aj pokročilé filtrovanie dát všetkými kritériami. Z EasyAsset získate vždy rýchlo a jednoducho dáta, ktoré potrebujete.

Definovanie užívateľských rolí

Užívateľské role a prístupové práva k jednotlivým funkciám systému je možné flexibilne definovať, od základného prehľadu priradeného majetku, cez realizátorov inventúr s mobilnými terminálmi a vedúcich inventúr až po užívateľov zodpovedných za správu majetku, tvorbu a schvaľovanie inventúr a administrátora systému. Vďaka tejto funkcionalite môže každý zamestnanec po prihlásení do aplikácie ľahko zistiť, ktorý majetok mu bol priradený do správy a za ktorý je zodpovedný, pričom vždy vidí iba svoje dáta.

Podpora obrázkov a fotografovania

Pre lepšiu orientáciu pri inventúre je možné zobraziť na displeji mobilného zariadenia okrem bežných textových údajov aj obrázok hľadanej položky majetku. Inventúru tak nemusí vykonávať iba skúsený pracovník s dobrou znalosťou prostredia, ale aj brigádnik, či študent pri svojej podnikovej praxi. Odfotografovaním je možné napríklad zdokumentovať poškodenie či opotrebenie majetku pri inventúre alebo stav majetku v okamihu jeho odovzdávania inej osobe. Fotografie sú automaticky uložené na karte majetku. Z hľadiska ergonómie je pre  fotografovanie najvhodnejšia aplikácia na mobilnom telefóne, táto funkcionalita je však dostupná aj na mobilnom terminály.

Integrácia s podnikovým informačným systémom

EasyAsset je možné prevádzkovať úplne nezávisle na podnikovom informačnom systéme  alebo je možné ho integrovať s modulom majetku v podnikovom systéme. EasyAsset REST API rozhranie poskytuje nástroje pre jednoduché a rýchle vybudovanie komunikácie medzi informačným systémom zákazníka a EasyAsset. V informačnom systéme zostáva základná jednoduchá evidencia majetku z dôvodov účtovania odpisov. Všetky ostatné pokročilé funkcie rieši EasyAsset.