EASYASSET

Posviťte si na Váš majetek

EasyAsset je sofistikované řešení, s jehož pomocí získá vaše organizace dokonalý přehled o veškerém majetku. Obsahuje nástroje pro efektivní provádění činností související se správou majetku od prvotního zaevidování majetku, přes přesuny majetku mezi osobami, útvary, fyzické přemístění majetku v rámci poboček, budov, kanceláří, periodické inventury majetku až po vyřazení majetku z evidence.

Klíčové funkce řešení

• Webová aplikace přístupná odkudkoli webovým prohlížečem
• Aplikace pro mobilní telefony Android / iOS pro inventarizaci i správu majetku
• Mobilní terminály s výkonnými čtečkami kódu pro skenování velkého množství položek
• Hybridní řešení využívající čárové kódy, QR kódy, RFID a NFC
• Cloudová služba bez jakýchkoli investičních nákladů
• Lokální instalace pro větší zákazníky na jejich prostředcích s integrací do ERP
• Podpora libovolné mnoha-úrovňové organizační struktury
• Plánování, správa a vyhodnocování inventur z jednoho místa
• Snadné vytváření opakovaných inveturních příkazů pro nenalezené položky
• Komunikace mezi serverem a mobilními zařízeními prostřednictvím internetu
• Podpora obrázků a tvorba dokumentačních fotek majetku
• Evidence periodických revizí zařízení
• Evidence a ukládání dokumentů k majetku
• Podpora schvalovacího workflow
• REST API rozhraní pro snadnou integraci s podnikovým informačním systémem

Řešení pro každou velikost

EasyAsset má vlastnosti, které jej předurčují zejména pro použití ve velkých organizacích se složitou organizační strukturou a majetkem rozprostřeným do mnoha geograficky vzdálených poboček. EasyAsset je připraven i pro majetkově či organizačně propojené organizace, které mezi sebou sdílí určité kategorie majetku, či si jej vzájemně zapůjčují.

EasyAsset je dostupný i jako cloudová služba bez nutnosti nákupu a instalace jakéhokoli software a bez nutnosti použití speciálního hardware. Toto řešení je vhodné i pro malé organizace, které tak mohou získat pokročilé řešení pro správu bez jakékoli vstupní investice.

EasyAsset, na rozdíl od běžně užívaných řešení, umí využívat pro mobilní aplikaci i mobilní telefony s OS Android a iOS. To eliminuje nutnost investice do specializovaného hardwaru. Speciální čtečky jsou využívány zejména v případech RFID identifikace nebo pro výkonné skenování velkých objemů položek. Aplikace pro mobilní telefon je skvělým řešením jak pro menší organizace, tak pro rozsáhlé organizace s mnoha vzdálenými pobočkami.

Hybridní systém: RFID, QR a čárové kódy, NFC

EasyAsset podporuje identifikaci majetku pomocí čárových kódů, QR kódů, RFID tagů a NFC tagů. Tyto identifikační technologie mohou být libovolně kombinovány, RFID identifikace může být použita jen tam, kde to přináší vysokou přidanou hodnotu a ostatní majetek může být označen etiketou s QR či čárovým kódem. Pokud přecházíte na EasyAsset z jiného řešení, lze využít stávajících etiket s čárovým kódem beze změny.

RFID technologie: inventura za desetinu času

Moderní RFID technologie přináší možnost rychlé automatizované identifikace majetku bez nutnosti přímé viditelnosti na vzdálenost jednotek metrů. Použití této technologie je velmi výhodné zejména v případech vysoké koncentrace mnoha položek majetku na malém prostoru jako jsou serverovny, datová centra nebo pro identifikaci knih a publikací. V takových případech dokáže tato technologie snížit čas pro provedení inventury na méně než desetinu ve srovnání se standardním zpracováním či pomocí čárových kódů.

Plánování a provádění inventur

EasyAsset obsahuje nástroje pro snadné efektivní plánování, vytváření a provádění inventur. Inventura je tvořena jednotlivými inveturními příkazy směrovanými do konkrétní lokality a ke konkrétnímu pracovníkovi. Tento základní rys software EasyAsset, spolu s intuitivní aplikací EasyAsset pro mobilní telefony, přináší možnost rozložit časovou zátěž spojenou s prováděním inventury mezi mnoho lidí, kteří mohou tento úkol rychle zvládnout v rámci svých běžných pracovních povinností. Tato výhoda se nejvíce projeví u organizací s mnoha pobočkami rozptýlenými na geograficky velkém území. I ve složitých a rozsáhlých organizačních strukturách s řadou poboček v mnoha lokalitách lze provádět velmi jednoduchou, snadnou a efektivní tvorbu plánů a harmonogramů inventur.

Inventuru, třeba jednoho patra určité budovy ve vzdálené lokalitě, lze naplánovat několika kliknutími a přidělit ji konkrétnímu pracovníkovi. Po přihlášení do aplikace na mobilním zařízení vidí daný pracovník jen svá data – inveturní příkazy, které má provést. Přístup k internetu, resp. ke vzdálenému serveru, je nutný jen pro stažení dat nutných pro provedení inventury. Tuto konektivitu lze realizovat přes podnikovou či veřejnou WiFi, GSM nebo prostřednictvím komunikační jednotky připojené k PC. Po dobu inventury pracuje již aplikace s lokálními daty.

Schvalovací procesy

U jednotlivých inveturních příkazů může být vynuceno jejich schválení nadřízenou autoritou. Po ukončení inventury jsou výsledky odeslány na vzdálený server. Tam dochází ke konsolidaci dat ze všech jednotlivých inveturních příkazů, které odpovědná osoba schvaluje. Ta má také možnost kliknutím vygenerovat nové opravné inveturní příkazy na nedohledané, či jiné problematické položky. Opravné inveturní příkazy lze generovat i provádět opakovaně. Teprve když je inventura kompletní a schválená, jsou výsledky k dispozici pro automatický či manuální export do účetního systému. Výsledky inventury zůstávají rovněž v aplikaci, kde jsou viditelné v rámci životního cyklu každé jednotlivé položky a v rámci pohledu na data konkrétní inventury.

Rovněž jednotlivé operace s majetkem, jako je zařazení majetku do evidence, převod na jinou osobu, změna umístění či vyřazení mohou podléhat i vícestupňovému schvalovacímu procesu. EasyAsset dokáže tyto procesy značně zjednodušit a zefektivnit. Schvalování se provádí podle nastaveného schématu elektronicky a lze je provádět i pomocí mobilních telefonů či kliknutím na odkaz v automaticky generovaném emailu.

Aplikace pro mobilní telefon: správa majetku ve vaší dlani

Řešení EasyAsset vám poskytne dokonalý přehled o aktuálním stavu majetku, ať jste kdekoliv. Aplikace pro mobilní telefony s OS Android a iOS (iPhone) disponuje veškerou funkcionalitou pro správu majetku i pro provádění inventur. Tato aplikace eliminuje nutnost použití speciálních jednoúčelových čteček využitelných pouze pro inventarizaci majetku. Mobilní aplikace pro chytré telefony využívá pro identifikaci majetku QR kódy, či NFC tagy. Využití běžně dostupného mobilního telefonu pro účely inventarizace i správy majetku značně zjednodušuje a zefektivňuje evidenci majetku pro organizace jakékoli velikosti. Veškeré transakce s majetkem a jejich potvrzování lze snadno provádět přímo na místě bez nutnosti tisku a podepisování protokolů.

Aplikace pro mobilní terminál

Provádění inventur s řádově stovkami položek v jednom inveturním příkazu lze efektivně provádět pomocí mobilního telefonu. Pro větší objemy položek je výhodné použít speciální hardware: mobilní terminál s výkonným skenerem čárového /QR kódu a s lepší ergonomií. Speciální mobilní terminál se používá rovněž v případech RFID identifikace majetku.

Flexibilní datová struktura

Karta majetku má flexibilní strukturu dat. Lze si nadefinovat nejen vlastní uživatelská pole na kartě majetku, ale rovněž lze pro každou skupinu majetku nadefinovat strukturu dat odpovídající jejímu charakteru a evidovat jen relevantní údaje, které vás zajímají. Odpadá nutnost vkládat potřebné údaje do poznámek, či jiných polí, bez možnosti s těmito daty následně efektivně pracovat. Ke kartě majetku lze nadefinovat podřízené karty a vytvářet soubory majetku.

Ke kartě majetku lze připojit libovolný počet dokumentů. Na jediném místě tak můžete mít uloženy všechny užitečné dokumenty vztahující se k majetku jako jsou kopie pořizovací faktury, záruční list, manuály, revizní zprávy, fotografickou dokumentaci apod.

Na kartě majetku je zaznamenáván jeho celý životní cyklus: od zařazení majetku do evidence, přes převody majetku, změny odpovědných osob, změny umístění, zápůjčky až po vyřazení majetku z evidence.

EasyAsset umožňuje jak fultextové vyhledávání přes celou databázi, tak pokročilé filtrování dat přes všechna kriteria. Z EasyAsset získáte vždy rychle a snadno data, která potřebuje.

Evidence periodických revizí zařízení

U majetku, který podléhá povinnosti periodického provádění revizí, lze tyto revize plánovat, zaznamenávat a dostávat upozornění na blížící se termín revize. Revizní zpráva je uložena na kartě majetku.

Definování uživatelských rolí

Uživatelské role a přístupová práva k jednotlivým funkcím systému lze flexibilně definovat, od pouhého přehledu svěřeného majetku, přes inventurníky s mobilními terminály a vedoucí inventur až po uživatele zodpovědného za správu majetku, tvorbu a schvalování inventur a administrátora systému. Díky této funkcionalitě může každý zaměstnanec po přihlášení do aplikace snadno zjistit, který majetek mu byl svěřen do správy a za který je odpovědný, přičemž vždy vidí pouze svá data.

Podpora obrázků a fotografování

Pro lepší orientaci při inventuře lze zobrazit na displeji mobilního zařízení kromě běžných textových údajů rovněž obrázek hledané položky majetku. Inventuru tak nemusí provádět pouze zkušený pracovník s dobrou znalostí prostředí, ale třeba i brigádník, či student při své podnikové praxi. Pořízením fotografie lze například dokumentovat poškození či opotřebení majetku při inventuře nebo stav majetku v okamžiku jeho předávání jiné osobě. Fotografie jsou automaticky ukládány na kartu majetku. Z hlediska ergonomie je pro pořizování fotografií nejvhodnější aplikace na mobilním telefonu, tato funkcionalita je však dostupná i na mobilním terminálu.

Integrace s podnikovým informačním systémem

EasyAsset lze provozovat zcela nezávisle na podnikovém informačním systému, stejně jako jej lze integrovat s modulem majetku v podnikovém systému. EasyAsset REST API rozhraní poskytuje nástroje pro snadné a rychlé vybudování komunikace mezi informačním systémem zákazníka a EasyAsset. V informačním systému zůstává základní jednoduchá evidence majetku z důvodů účtování odpisů. Všechny ostatní pokročilé funkce řeší EasyAsset.